Professionelle IT-Lösungen für Treuhandbüros

Darum braucht Treuhand professionelle IT-Lösungen

Wer oft mit sensiblen und vertraulichen Daten in Berührung kommt, braucht nicht nur sichere Software, sondern auch eine IT-Infrastruktur, die den sicheren Datenaustausch zwischen mehreren Parteien ermöglicht.

Auch für Treuhänder nimmt das Thema IT-Sicherheit einen immer grösseren Stellenwert im Berufsalltag ein. Um die Daten ihrer Mandanten zu schützen und zu verhindern, dass diese an unbefugte Dritte gelangen, müssen Treuhänder für die sichere Übermittlung und Verwahrung der Daten sorgen.
Welche Herausforderungen dabei auf sie zukommen und wie sie diese bestmöglich meistern, wird in diesem Artikel erklärt.

Warum brauchen Treuhänder eine professionelle IT-Infrastruktur?

Treuhänder nehmen eine wichtige Rolle für ihre Mandanten ein. Sie sind dazu berechtigt, deren Geschäfte zu verwalten und in einem bestimmten Rahmen im Namen ihrer Klienten zu handeln. Dazu benötigen sie Einblick in deren Daten und Dokumente. Diese sind häufig sehr sensibel und vertraulich, und müssen daher mit grösster Sorgfalt behandelt werden. Wer Daten oder Dokumente unverschlüsselt per E-Mail austauscht, läuft Gefahr, dass diese von Dritten abgefangen werden können. Ähnlich problematisch ist der Austausch bei gängigen Cloud-Diensten, die oft nicht die EU-Datenschutzrichtlinien einhalten.

Hat der Treuhänder Zugriff auf das Netzwerk seines Mandanten kommen noch weitere Schwierigkeiten hinzu, denn es muss ausgeschlossen werden, dass beim Zugriff von aussen jemand „mithören“ und Daten abgreifen kann. Daher ist es wichtig, dass der Zugriff auf das Netzwerk ebenfalls verschlüsselt und sicher ist. Nur so ist gewährleistet, dass der Austausch von Daten unter Ausschluss von Dritten erfolgt.

Wie können Treuhänder ihre IT-Infrastruktur verbessern?

Da das Thema Datenschutz und -sicherheit gross geschrieben wird, sollten Treuhänder sich eingehend mit diesem Thema auseinandersetzen und sich von IT-Experten beraten lassen, welche Möglichkeiten zur Absicherung ihrer IT-Infrastruktur in Frage kommen.

Manche Systemhäuser, wie zum Beispiel die EDVPOINT AG bieten geschützte, isolierte Cloud-Lösungen für ihre Kunden an. Für Treuhänder bedeutet das, dass sie was die Speicherung ihrer Daten und Dokumente betrifft, auf der sicheren Seite sind, da diese auf den Servern des IT-Dienstleisters liegen. Dieser kümmert sich um die Wartung der Server und deren Sicherheit.

Häufig bieten Dienstleister auch die Option zur Servermiete an, sodass ein Kunde entweder seinen eigenen Server hat oder je nach Bedarf einen bestimmte isolierte Menge an Speicherplatz zugewiesen bekommt.
Mit einem sicheren Zugriff auf den Server sowohl von Seiten des Treuhänders als auch von Seiten seines Mandanten, können Dokumente auf diesem Server gespeichert und ausgetauscht werden.
Der Zugriff erfolgt per 2-Wege-Authentifizierung und/oder VPN-Zugänge, die ein hohes Mass an Sicherheit bieten und es so Dritten schwerstmöglich machen, Zugriff auf die Daten zu erhalten.

Weder Treuhänder noch Mandant müssen sich dabei Sorgen um Datenverlust machen, denn ein zuverlässiger IT-Dienstleister kümmert sich auch um das Backup der Daten.

Verfügt der Treuhänder bereits über einen eigenen Server, auf dem er die Daten seiner Mandanten verwaltet, kann ein IT-Unternehmen dabei unterstützen, diesen zu warten. Oft wird die Wartung und das Versorgen mit Sicherheitsupdates aus Zeitgründen oder mangels Kenntnissen vernachlässigt, was es Schadsoftware einfacher macht, Zugriff auf ein System zu erhalten. Per Fernwartung ist es einem IT-Dienstleister möglich, den Server auf dem aktuellsten Stand zu halten, ohne vor Ort sein zu müssen.

Viel Wert sollten Treuhänder auch auf sichere Passwörter legen. Hierzu zählt nicht nur, dass man unterschiedliche Passwörter für unterschiedliche Anwendungen nutzt, sondern die Passwörter auch sicher verwaltet. Das gelingt am besten mit einer Software zur Passwortverwaltung.

Für eine sicherere Kommunikation per E-Mail mit den Mandanten sollten Treuhänder Zertifikate verwenden, welche die Echtheit der Mails bestätigt. So sind zu jedem Zeitpunkt die Daten sicher, was auch bei den Mandanten ein gutes Gefühl hinterlässt, denn sie wissen, dass ihre Daten vertraulich behandelt werden.

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