Spameinstellungen Microsoft 365 (Exchange)

Immer wieder ist der Spamschutz beim E-Mail ein Thema. Der Spamfilter soll möglichst alle unerwünschten Mails aber keinesfalls wichtige Mails filtern.

Generell kann gesagt werden, der Spamschutz von Microsoft (M365) gehört zu den besten und klassifiziert die allermeisten Mails korrekt. Dennoch kommt es vor, dass Mails falsch als Spam bzw. Phishing markiert werden. Diese Mails kommen u.U. nie beim Benutzer an, was teilweise ein riesiges Ärgernis bedeuten kann.

Microsoft schützt die Benutzer in der Standardeinstellungwie folgt:
Mails mit Spam und Phishingverdacht werden in den Ordner «Junk-E-Mail» verschoben.
Mails mit hoher Phishingwahrscheinlichkeit werden in die Quarantäne verschoben.

Den Ordner «Junk-E-Mail» lässt sich durch die Benutzer selbst auf falsch klassifizierte Mails überprüfen. Auf Mails in der Quarantäne haben die Benutzer jedoch keinen Zugriff.
Dies hat zur Folge, dass ohne weitere Massnahmen sämtliche Mails in der Quarantäne ungelesen bleiben. (Quarantäne Mails werden nach 14 Tagen endgültig gelöscht).

Weitere Informationen von Microsoft finden Sie hier:
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/security/office-365-security/secure-by-default?view=o365-worldwide

Um dieser Tatsache zu begegnen, gibt es 3 Lösungen.

1.      Quarantäne deaktivieren
Mails mit hoher Phishingwahrscheinlichkeit in den Junk-E-Mail Ordner der Benutzer leiten. (Es besteht eine erhöhte Gefahr, dass die Benutzer Links in Phishing Mails anklicken, Microsoft geht von einem 30x höheren Risiko aus <siehe Microsoft Link oben>)

2.      Bestimmen eines Quarantäne Administrators
Der Quarantäneadministrator kann sich im Office 365 Security & CompliancePortal von M365 anmelden (protection.office.com). Dort sind kann er Einblickauf sämtliche Mails in Quarantäne nehmen und ggf. einzelne Mails in das Zielpostfach zustellen lassen.
(Dies eignet sich vor allem für grössere Betriebe)

3.      Spambenachrichtigung für Endbenutzer
Konfiguration eines Quarantänebericht, welcher wahlweise alle 1-7 Tage andie Benutzer gesendet wird. Aufgrund dieses Berichtes können die Benutzer selbst, Mails welche in der Quarantäne landeten freigeben.

Für Sie als Kunde ist es wichtig, die verschiedenen Optionen zu kennen und zu wissen, dass gewisse Mails in der Standardkonfiguration in der Quarantäne landen. Informieren Sie uns bitte, wenn Sie von der Standardkonfiguration abweichen möchten oder weitere Informationen benötigen.


 

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